Congressos i altres activitats
SERVEIS D’ORGANITZACIó D’ACTIVITATS
Què és?
És un servei destinat a donar suport logístic i organitzatiu als membres de la Universitat de València amb responsabilitat d’organitzar congressos, seminaris, jornades o cursos que es desenvolupen en el marc de la Universitat de València, avalat per una àmplia experiència professional i professionalitat del seu equip de treball.
Serveis
El nostre objectiu és proporcionar un servei integral al responsable del congrés, seminari, jornada o curs i cobrim, entre altres, les següents necessitats:
- Assessorament pressupostari i financer.
- Gestió de la Secretaria Tècnica.
- Portal web de gestió d’activitats incloent la secretaria científica.
1. Assessorament pressupostari i financer
- Realització del primer esborrany del pressupost de despeses: primeres propostes dels diferents proveïdors dels serveis a contractar.
- Tramitació de les factures de proveïdors.
- Gestió de patrocinis i subvencions, presentació, liquidació i facturació i cobrament.
- Gestió de les inscripcions, els mitjans de pagament a través de TPV virtual i transferència bancària.
- Gestió pressupostària al llarg de l’activitat.
- Balanç i liquidació de l’activitat.
2. Secretaria Tècnica
- Recerca, gestió i coordinació de tots els proveïdors de l’activitat:
Disseny gràfic (logotip de l’activitat, banner web, fullet, pòster, pancarta, tòtem, llibre d’abstract, acreditació, etc).
Restauració (coffees, menjars, sopars, etc).
Viatges i hotels (bloqueig d’hotels, gestió d’allotjament i tramitació de viatges ponents).
Transport.
Merchandising (borsa, carpeta, usb, bolígrafs, regals, etc).
Impremta (documentació, llibre d’abstracts, acreditacions, diplomes, fullets, etc).
Informació turística i guies.
- Col·laboració en el programa d’activitats i el programa social (sopar de gal·la, actuacions, visites turístiques…).
- Promoció de l’activitat, col·laboració en la difusió de la mateixa a través de emailing, material publicitari, organització del protocol en acte d’inauguració i clausura, etc.
- Difusió de l’activitat als mitjans de comunicació (notes de premsa, convocatòria i seguiment de mitjans, etc).
- Sistema de gestió d’inscripcions en línia.
- Gestió de ponents, viatge, hotel, material, pagament d’honoraris.
- Coordinació del personal de suport.
- Coordinació d’instal·lacions tant si l’activitat es realitza en instal·lacions d’ADEIT com si es duu a terme en una altra seu:
Coordinació de tots els espais docents i els seus mitjans tècnics.
Senyalització de les instal·lacions.
Preparació de la seu.
- Atenció personalitzada als assistents de l’activitat, recepció i lliurament de material als participants, resolució de problemes i de qüestions administratives.
