¿Qué es?

Es un servicio destinado a dar soporte logístico y organizativo a los miembros de la Universitat de València con responsabilidad de organizar congresos, seminarios, jornadas o cursos que se desarrollen en el marco de la Universitat de València, avalado por una amplia experiencia profesional y profesionalidad de su equipo de trabajo.

Servicios

Nuestro objetivo es proporcionar un servicio integral al responsable del congreso, seminario, jornada o curso  y cubrimos, entre otras, las siguientes necesidades:

• Asesoramiento presupuestario y financiero.
• Gestión de la Secretaría Técnica.
• Portal web de gestión de actividades incluyendo la secretaría científica.

1. Asesoramiento presupuestario y financiero

• Realización del primer borrador del presupuesto de gastos: primeras propuestas de los distintos proveedores de los servicios a contratar.
• Tramitación de las facturas de proveedores.
• Gestión de patrocinios y subvenciones, presentación, liquidación y facturación y cobro.
• Gestión de las inscripciones, los medios de pago a través de TPV virtual y transferencia bancaria.
• Gestión presupuestaria a lo largo de la actividad.
• Balance y liquidación de la actividad.

 2. Secretaría Técnica

• Búsqueda,  gestión y coordinación de todos los proveedores de la actividad:
  Diseño gráfico (logo de la actividad, banner web, folleto, póster, pancarta, tótem, libro abstract, acreditación, etc).
  Restauración (coffees, comidas, cenas, etc).
  Viajes y hoteles (bloqueo de hoteles, gestión de alojamiento y tramitación de viajes ponentes).
  Transporte.
  Merchandising (bolsa, carpeta, usb, bolígrafos, regalos, etc).
  Imprenta (documentación, libro de abstracts, acreditaciones, diplomas, folletos, etc).
  Información turística y guías.

• Colaboración en el programa de actividades y el programa social (cena de gala, actuaciones, visitas turísticas…).
• Promoción de la actividad, colaboración en la difusión de la misma a través de emailing, material publicitario, organización del protocolo en acto de inauguración y clausura, etc.
• Difusión de la actividad a los medios de comunicación (notas de prensa, convocatoria y seguimiento de medios, etc).
• Sistema de gestión de inscripciones on line.
• Gestión de ponentes, viaje, hotel, material, pago de honorarios.
• Coordinación del personal de apoyo.
• Coordinación de instalaciones tanto si la actividad se realiza en instalaciones de ADEIT como si se lleva a cabo en otra sede:
  Coordinación de todos los espacios docentes y sus medios técnicos.
  Señalización de las instalaciones.
  Preparación de la sede.

• Atención personalizada a los asistentes de la actividad, recepción y entrega de material a los participantes, resolución de problemas y de cuestiones administrativas.

 3. Portal web de gestión de actividades incluyendo la secretaría científica